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Nottaで作成した文字起こしやAI要約は、共有リンクを使って社外の相手にも渡せます。ただし、共有範囲を確認せずにリンクを送ると、録画や会議内容を意図せず公開するおそれがあります。

結論：外部共有では、共有する内容を必要最小限に絞り、パスワード保護を設定し、利用後に外部共有をオフにする運用が安全です。

この記事では、Notta公式ヘルプを基に、Web版の共有手順と小規模法人向けの注意点を整理します。情報確認日は2026年9月3日です。

検証範囲：この記事は公式画面と公式ヘルプを基に作成しています。当サイトでは共有リンクを第三者へ送信する実操作までは検証していません。画面表示や利用条件は契約前に公式サイトで再確認してください。

Nottaの共有リンクでできること

Notta公式ヘルプでは、ノートの全文または選択した部分を共有リンクで外部へ共有できると案内されています。共有内容として、文字起こしまたはAI要約を選択します。

共有リンクはすべてのプランで利用できます。モバイルアプリでは一部機能に制限があります。また、共有リンクを知っている人はNottaへログインせずにアクセスできるため、リンク自体を機密情報として管理してください。

共有方法 向いている用途 注意点
文字起こし全文 会議全体の確認 不要な発言や個人情報が含まれていないか確認する
AI要約 結論や行動項目だけを共有 原文と照合し、要約の誤りを修正する
一部のブロック 必要な発言だけを共有 前後の文脈が失われないよう説明を添える

リアルタイム録音中に共有リンクを開いた場合、公式ヘルプでは音声や動画は表示されず、テキストのみ確認できるとされています。ただし、録音終了後の共有内容は設定によって異なるため、「録画を非表示」の状態まで確認してください。

Web版で共有リンクを作る手順

  1. Notta Web版で共有したいノートを開く
  2. 画面右上の「共有」を選択する
  3. 「公開共有」を開き、「外部共有」をオンにする
  4. 「文字起こし」または「AI要約」を選択する
  5. 動画を共有しない場合は「録画を非表示」をオンにする
  6. 必要に応じてリンクの有効期間を設定する
  7. パスワード保護を設定する
  8. 「ネット検索を許可」がオフであることを確認する
  9. 共有リンクをコピーして相手へ送る

外部共有を止める場合は、共有画面へ戻って外部共有のトグルをオフにします。共有が不要になった時点で停止する運用にすると、リンクが残り続けるリスクを抑えられます。

パスワード保護は設定した方がよい？

社外へ共有する場合は、パスワード保護を設定する方が安全です。公式ヘルプでは、「パスワード保護」をオンにするとパスワードが自動生成されると案内されています。このパスワードは変更・カスタマイズできません。

ただし、リンクとパスワードを同じメールやチャットで送ると、誤送信時に両方が漏れる可能性があります。重要な会議では、リンクとパスワードを別の連絡手段で渡す方法を検討してください。

「ネット検索を許可」は通常オフにする

Notta公式ヘルプでは、「ネット検索を許可」をオンにすると、共有した文字起こしデータがGoogleなどの検索結果に表示されると案内されています。社内会議や顧客との打ち合わせを共有する場合は、通常はオフのままにしてください。

また、共有リンクには有効期間を設定できます。共有が必要な期間だけ有効にし、案件終了後は外部共有そのものをオフにする運用が安全です。

共有前に確認する7項目

  • 共有相手のメールアドレスや連絡先は正しいか
  • 文字起こしに顧客名・住所・契約金額などが残っていないか
  • AI要約が原文と一致しているか
  • 録画や音声を共有する必要が本当にあるか
  • パスワード保護を設定したか
  • 共有を停止する日と担当者を決めたか
  • 参加者へ録音・文字起こし・共有の目的を説明したか

個人情報や録音同意については、AI議事録の録音に同意は必要？個人情報と社内ルールを公的資料で確認で整理しています。

共有リンクとダウンロードの違い

方法 利点 管理上の注意
共有リンク 外部共有をオフにして停止できる リンクを知る人の範囲を管理する
ファイル送付 相手がオフラインで保存できる 送信後は送信者側で回収しにくい

TXT・Word・PDF・SRT・Excelの違いは、Nottaのエクスポート方法で公式情報を基に解説しています。

Nottaの共有で注意したい点

外部共有をオンにしたままにしない

案件終了後もリンクが有効なままだと、後からアクセスされる可能性があります。共有期限を社内のタスクに登録し、不要になったら外部共有をオフにしてください。

AI要約を確認せず送らない

AI要約は確認作業を減らす機能ですが、固有名詞・数字・担当者・期限に誤りがないとは限りません。重要な決定事項は音声または文字起こし原文と照合します。

機密情報は共有前に削除する

パスワード保護を設定しても、共有自体が許可されていない情報を送ってよいことにはなりません。人事・法務・医療・未公開契約などは、自社規程と契約条件を先に確認してください。

法人利用では管理者側の外部共有制限も確認

Notta公式ヘルプでは、ビジネス以上のプランで、ワークスペース外への共有を管理者が制限できると案内されています。複数人で利用する法人では、各担当者の注意だけに頼らず、管理者側の外部共有設定も確認してください。

Nottaを検討している方へ

共有機能を試す場合は、最初から実在顧客の会議を使わず、架空の音声で文字起こし・要約・共有停止まで確認すると安全です。無料版と有料版の違いは、Nottaの料金プラン比較で整理しています。

Notta公式サイトで無料版と共有機能を確認する

まとめ

Nottaの共有リンクは、文字起こしやAI要約を外部へ渡す際に便利です。一方、外部共有の範囲、録画の表示、パスワード、共有終了日を確認せず使うと情報管理上のリスクになります。

共有する内容を必要最小限にし、パスワードを設定し、共有後は外部共有をオフにするところまでを一つの手順として運用してください。

参照した公式情報

※本記事は公開情報に基づく一般的な整理であり、特定企業の法務・情報セキュリティ判断を代行するものではありません。