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AI議事録ツールを使うとき、「会議を黙って録音してよいのか」「参加者の同意は必要か」が問題になります。結論から言うと、個人情報保護法だけを根拠に、すべての会議で録音同意が法律上必須とは断定できません。一方で、特定の個人を識別できる音声や議事録は個人情報に該当する可能性があり、利用目的の通知・公表や安全管理が必要になる場合があります。

そのため当サイトでは、法律上の最低限を狙うのではなく、録音前に目的・保存先・閲覧者・保存期間を伝え、参加者の了承を得る運用を推奨します。この記事は一般的な情報であり、個別案件の適法性を判断する法律相談ではありません。

結論：事前告知と了承を社内ルールにする

確認事項 推奨する運用
録音前 目的、使用ツール、保存先、閲覧者を案内する
開始時 参加者へ録音・文字起こしを行うことを伝える
機密情報 顧客情報・契約情報を含む会議は別途承認する
保存 保存期間と削除担当者を決める
共有 必要なメンバーだけに権限を付与する
外部参加者 社内会議より明確な説明を行う

「法律で必ず同意が必要」と断定するのではなく、トラブル防止と信頼維持のために了承を記録します。

音声は個人情報になることがある

個人情報保護委員会のFAQでは、通話内容から特定の個人を識別できる場合、その通話内容は個人情報に該当すると説明しています。反対に、通話内容だけでは個人を特定できず、他の情報とも容易に照合できない場合、基本的には個人情報に該当しないとされています。

ただし会議では、氏名、所属、役職、顧客名、案件名などが一緒に記録されることが一般的です。音声単体だけで判断せず、参加者一覧やカレンダー、議事録と組み合わせて個人を特定できるかを確認します。

また、本人認証を目的として音声から特徴情報を抽出し、話者認識で本人を認証できるデータへ変換した場合は、個人識別符号に該当し得ると同委員会が説明しています。

録音していることを伝える義務はある？

個人情報保護委員会の「顧客との電話」に関するFAQでは、通話内容が個人情報に該当する場合、利用目的を通知または公表する義務を負う一方、録音していること自体を相手へ伝える義務までは負わないと回答しています（令和4年4月更新）。

ただし、これはあらゆる会議・業界・契約関係について無条件に録音できると保証するものではありません。秘密保持契約、就業規則、社内規程、取引先との契約、業界別規制、会議で扱う内容などは個別に確認が必要です。

個人情報保護法第17条〜第21条には、利用目的の特定、目的外利用の制限、適正取得、取得時の利用目的の通知等が定められています。音声を何のために取得し、文字起こしやAI要約へどう使うのかを明確にします。

会議開始時に使える案内文

本日の会議は、議事録作成と決定事項の共有を目的として録音し、AI文字起こしツールで処理します。データは［保存先］に保存し、［閲覧できる人］だけが確認します。保存期間は［期間］で、期限後は［担当者］が削除します。録音に問題がある場合は開始前にお知らせください。

外部参加者がいる場合は、ツール名、クラウド保存の有無、国外移転の有無、委託先、保存期間を必要に応じて追加します。

社内ルールのテンプレート

目的：会議内容の正確な記録、決定事項・行動項目の共有。

対象：機密度が［区分］以下の会議。個人番号、医療情報、未公表の人事情報などは原則対象外。

事前告知：録音開始前に参加者へ目的・ツール・保存条件を伝える。

閲覧権限：会議参加者および議事録作成担当者に限定する。

保存期間：作成日から［　］日。必要性を確認後、音声を削除する。

二次利用：当初の目的を超える利用を行わない。必要な場合は改めて確認する。

訂正：AI出力は原文ではなく下書きとして扱い、担当者が確認する。

事故対応：誤共有・漏えいの疑いがある場合は管理者へ直ちに報告する。

保存する情報を最小限にする

便利だからと音声・全文文字起こし・AI要約を無期限に残すと、管理対象が増えます。議事録確定後に元音声が必要かを判断し、不要なら期限を決めて削除します。検索可能な形で氏名を含む議事録を蓄積すると、個人情報データベース等に該当する可能性も考慮します。

個人情報保護委員会FAQでは、氏名を含む議事録を文書作成ソフトで検索でき、特定個人を検索可能な状態に整理している場合の扱いについて案内しています。保存場所だけでなく、検索・共有できる状態まで含めて管理します。

AI議事録ツールを選ぶときの確認項目

  1. データが保存される国・地域
  2. 保存時・通信時の暗号化
  3. 音声や文字起こしのAI学習利用
  4. 管理者が設定できる閲覧権限
  5. 削除方法と退会後の取り扱い
  6. 外部サービスへの再委託
  7. 障害・漏えい時の連絡体制

Nottaについて確認した結果は、Nottaのセキュリティ・保存場所・AI学習の記事で整理しています。導入申請に使う場合はAI議事録導入の稟議書テンプレートも利用できます。

まず機密情報を含まない会議で試す

いきなり顧客との商談や人事会議で試す必要はありません。架空の会議音声、公開情報だけを扱う社内会議、検証用の短い音声から始めます。文字起こし精度だけでなく、誤共有の可能性、権限設定、削除手順まで確認します。

当サイトの短い音声による検証は、Notta無料版の文字起こし精度実測で公開しています。

Nottaを候補にする場合

Nottaには無料版があり、機密情報を含まない短い音声で操作を確認できます。無料版の制限や有料プランは変更される可能性があるため、利用時点の公式情報を確認してください。

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まとめ

個人情報保護法上、すべての録音について相手へ告知する義務があるとは断定できません。しかし、AI議事録を安全に運用するなら、録音前の説明、利用目的、閲覧権限、保存期間、削除担当者を決め、参加者の了承を得る方法が実務的です。判断が難しい会議は録音せず、社内の法務担当者または弁護士へ確認してください。

公的資料・確認日

公的資料確認日：2026年8月29日