AI議事録の作り方｜小規模法人向けテンプレートと効率化の手順

会議の内容をすべて文章にすると、長くて読まれない議事録になります。一方、短くしすぎると、誰が何をいつまでに行うのか分かりません。

実務で使いやすい議事録は、「結論・決定事項・行動項目・未解決事項・次回予定」の5つを先に整理し、必要な発言だけを補足します。AI文字起こしを使う場合も、録音をそのまま提出するのではなく、人が数値・人名・期限を確認する工程が必要です。

この記事では、小規模法人が少人数の定例会議で使えるテンプレートと、録音から共有までの手順をまとめます。内容は2026年8月29日時点です。

すぐ使えるAI議事録テンプレート

議事録に必要な5項目

結論

最初に会議の結果を短く書きます。読者が全文を読まなくても、何が決まったか把握できる状態が理想です。

決定事項

採用した案、予算、契約条件、運用開始日など、会議で確定した内容を分けて記録します。「検討する」と「決定した」を混ぜないことが重要です。

行動項目

担当者・作業内容・期限を1組として書きます。「後で確認する」ではなく、「田中｜料金表を確認｜9月15日」のように具体化します。

未解決事項

結論が出なかった論点と、次に何が分かれば判断できるかを残します。記録がないと、次回も同じ議論を繰り返します。

次回予定

日時だけでなく、次回に判断する内容と準備する資料も記載します。

AIで議事録を作る7つの手順

1. 会議の目的と議題を事前に決める
2. 参加者へ録音・文字起こしすることを伝える
3. 録音環境とマイク位置を確認する
4. AIツールで録音・文字起こしする
5. 人名・金額・期限・固有名詞を修正する
6. AI要約をテンプレートへ整形する
7. 担当者が原文と照合してから共有する

会議前に準備すること

会議の目的を一文で決める

「新しい議事録ツールの導入可否を決める」のように、会議終了時に何を判断するのか明確にします。

議題ごとに時間を決める

現状確認10分、候補比較15分、担当と期限の決定5分のように区切ると、AI要約も論点ごとに整理しやすくなります。

入力してはいけない情報を決める

パスワード、カード情報、不要な個人情報など、録音中に読み上げない情報を社内で決めます。顧客情報や機密情報を扱う場合は、利用するツールの保存場所・共有設定・AI学習条件も確認してください。

会議中に意識する話し方

• 発言の最初に結論を述べる
• 担当者と期限を一つの文で話す
• 数字は単位まで明確にする
• 案A・案Bのように選択肢へ名前を付ける
• 決定時に「これで決定」と明言する
• 複数人が同時に話さない

AIのために不自然に話す必要はありません。ただし、曖昧な主語や「来週くらい」といった表現は、人が読んでも判断しにくいため避けます。

AIが作成した議事録の確認項目

確認箇所	よくある問題	確認方法
人名・会社名	同音語や表記違い	参加者名簿と照合
金額・数量	桁や単位の誤り	見積書・資料と照合
日付・期限	月や曜日の取り違え	カレンダーで確認
担当者	発言者と担当者の混同	該当音声を再生
決定・保留	提案を決定と誤認	決定時の発言を確認
行動項目	作業または期限の欠落	担当者本人に確認

AI議事録の作成時間を測る

導入効果は「便利だった」ではなく、作業時間で判断します。

工程	導入前	AI導入後
会議後の書き起こし	実測する	実測する
要点整理	実測する	実測する
人名・数値の修正	実測する	実測する
共有までの合計	比較基準	削減率を計算

例えば1回45分、月8回なら月6時間です。AI導入後に1回20分になれば、月約3時間20分を削減できます。ただし、これは計算例であり、当サイト運営者の実際の削減実績ではありません。

AI議事録で失敗しやすい使い方

文字起こしを確認せず要約する

元データの誤りが要約に引き継がれます。重要語句を修正してから要約します。

AIの文章をそのまま正式記録にする

AIは決定と提案を取り違える可能性があります。最終責任者を決め、原文と照合します。

すべての発言を残そうとする

逐語録と議事録は目的が違います。議事録は意思決定と次の行動を優先します。

録音データを放置する

誰がアクセスできるか、何日保存するか、いつ削除するかを決めます。

Notta無料版で試す場合

Notta無料版では、2026年8月29日時点で月120分、1回3分まで文字起こしでき、AI要約は月10回です。短い架空会議で、録音・文字起こし・要約・修正の流れを確認できます。

当サイトの3条件テストでは、1分前後の会議音声からAI要約が21～50秒で生成され、確認できた事実誤認は3件中0件でした。ただし、長時間会議で同じ結果になるとは確認できません。

• Notta無料版の使い方
• 文字起こし精度・話者識別の実測
• AI要約の使い方・生成時間の実測
• セキュリティ・保存場所・AI学習

実際の会議を録音する前に、参加者への告知、利用目的、保存期間、閲覧権限を決めてください。案内文と社内ルールは、AI議事録の録音同意・個人情報の記事で確認できます。

まとめ

AI議事録は、結論・決定事項・行動項目・未解決事項・次回予定の5つを軸にすると、短くても実務で使える形になります。

AIに任せるのは録音・文字起こし・下書きまでです。人名、数値、期限、決定事項を人が確認し、作成時間を導入前後で測って効果を判断しましょう。

参照した公式情報

• Notta「テンプレートからAI要約を生成する」
• Notta公式料金ページ